【WID】マニュアル統合版

A. 🧑‍💼 顧客対応・営業活動

A-1. 人材問い合わせ

対応フロー

1. 自社HPによる受付：マーケティング部が一次対応し対象部門へ共有。HP問い合わせは必ず営業より１営業日以内に1度連絡。
2. 電話による受付：営業部門メンバーが一次対応し、オーダー内容をkintoneへ入力し、対象営業部門へ共有。
3. 一次対応確認の内容：労働者派遣事業として対応可能かを判断するために、業務内容を「オーダーヒアリングシート」にて確認する。不明な場合は、営業訪問時再確認
4. 顧客登録情報事前確認：Gスタッフで過去・現在含めて顧客登録情報は事前チェックしておく。
   ◇Gスタッフに情報有：過去のトラブル、抵触日、離職率などを確認する。
   ◆Gスタッフに情報無：クライアント登録を行う。
5. ※問い合わせ内容に応じて、営業担当者が連絡時に派遣先の業務内容、就業条件（勤務時間・曜⽇等）、福利厚⽣、安全衛⽣に関する事項（「業務区分」「危険業務の有無」「必要資格」「就業場所」「時間帯」「残業見込み」「派遣期間」「受入体制」）などの確認を「オーダーヒアリングシート」にて行う。

A-2. 担当営業振り分け

1. 担当部門のマネージャー以上が担当を割り振る。
2. 割り振り基準：担当基準（担当クライアント数、担当スタッフ数、業態適合性）、客観的な振り分けを行う。クライアントの過去評価やリスクを考慮して判断基準に追加する。
3. 訪問前準備：訪問前に安全衛生体制、教育実施、作業環境、雇用管理体制、個人情報取り扱いを質問項目リストで確認する。

A-3. 営業訪問（必ず訪問すること）

1. 会社案内及び登録者情報や実績を説明。
2. 募集背景や人材課題をヒアリング。
3. 派遣法・労働関係諸法に照らし対応可能業務か判断する。
4. 訪問時確認：訪問時に「オーダーヒアリングシート」を利用し、派遣に関する必要事項を確認する。
5. 情報収集：業務内容、就業条件、福利厚生、安全衛生に関する事項等の情報を正確かつ詳細に収集し、顧客管理台帳に記録する。
6. 記録：訪問記録をkintoneに24時間以内に入力し、上長へ報告する。判断基準を明確化することで営業品質を標準化する。現場の写真や図面が必要な場合は別途添付して保存する。

A-4. 取引開始準備

1. ワークフロー申請で与信承認をとる。
2. 与信OKの場合は、基本契約書発行のワークフロー申請をする。
3. 与信プロセス：与信プロセスに「労務リスク確認」（過去の未払い、労務トラブル、離職率）を追加する。
4. 取引可否基準：取引可否に関する基準（例：反社会的勢力ではないか、経営状況、職場環境、遵法性）に基づいて審査する。
5. 対応フロー：
1. 契約締結まで、ワークフローの申請日以降の遅延時は担当者が理由を記録し、上長へ報告する。
2. オーダー獲得時には、稟議書「06_1_【事前確認】＜得意先＞反社/与信チェック申請書」を利用し、与信のチェックを行う。
3. 稟議書「06_2_【取引開始】＜得意先＞契約書類締結申請書」を取引開始前にワークフローにて申請する。

A-5. 契約締結

1. 定形外契約書：派遣先の基本契約書は法務に確認してもらい、営業が対応する。
2. 基本契約書をGMOサインで法務経由で発報してもらう。
3. 「抵触日通知」と「待遇情報」を事前入手する。
4. 契約締結チェック：個別契約に必要な項目をメールにて派遣先に確認する。（就業場所、業務内容、賃金、休憩、派遣期間、指揮命令者、苦情窓口等）2日以内に収集する。
5. 人材供給が決定していれば、個別契約書情報をGスタッフで共有しマーケティング部へ発報を依頼する。
6. 個別契約書発行：GMOサインにて営業担当を承認へ設定したうえでクライアント担当者へマーケティング部より発報。

A-6. 新規顧客取引

1. 新規開拓～初回訪問：自社の会社・サービス案内、人材ニーズのヒアリング、依頼見込みが発生したら与信準備。
2. 派遣の仕組み説明：派遣先に対して、派遣の仕組み（雇用関係、指揮命令権、契約内容遵守等）や派遣社員受入れ時の注意点を書面・画面で周知する。
3. 取引申請：与信のチェックのワークフロー申請、稟議書の利用。
（信用調査機関の与信評価により、取締役の承認が必要)

4. 取引開始：基本契約書締結のワークフロー申請、稟議書の利用。
5. 契約書保管：締結した基本契約書、個別契約書はGスタッフに電子データで保管し、管理期限を明確化する。

A-7. オーダー管理 kintone

1. オーダー受付：与信が承認された場合受付開始し、基本契約書ひな形を依頼企業へ送付する。
2. オーダーヒアリング（必須項目）：募集背景、業務内容、必須スキル、部門体制・フォロー体制、開始時期、勤務時間（休憩時間）、残業の有無と時間、勤務曜日、請求単価、就業先企業環境やルール等（休憩室・制服等）、安全配慮・教育実施有無、業務の危険度判定、機密情報取り扱いの有無。
3. オーダー登録：kintoneへ案件登録し上長承認と共有。
4. オーダー内容更新・終了：kintone案件情報を更新。
5. 情報収集・管理：派遣先の業務内容、就業条件、福利厚生、安全衛生に関する事項等の情報を正確かつ詳細に収集し、顧客管理台帳へ記録する。

B. 👥 スタッフ募集・登録

B-1. スタッフ募集

HRSマーケティング部にて実施。
1. 求職者募集：自社サイト、Web媒体、人材紹介会社経由で人材を募集。募集広告は法的要件を満たしているかを事前に審査の上で掲載する。
2. 応募受付：応募者情報を書類選考し、選考通過者に、オンライン面談システムにて対応し、登録が完了する。
3. その他の募集活動：既存スタッフからの友人紹介は都度受け付け、採用担当へ共有する。
4. 応募情報分析：媒体管理ツール、自社集計ツールを利用して分析する。
5. 広告管理：案件情報については、週1でkintoneから抽出し、掲載日、案件内容を管理する。

B-2. スタッフ登録

1. 登録時確認：本人確認書類の確認、労働条件への理解確認、個人情報取扱いに関する同意取得を行う。
2. スキル評価：＜採用基準＞でスキルを測定し、適性検査を実施しkintoneにデータを保管、適切な案件への振り分けを行う。
   ＜採用基準＞
   1. パソコンの使用経験があるか
   2. コミュニケーションがきちんととれるか
   3. 協調性、柔軟性、誠実さがあるか
   4. 就業に対して意欲が感じられるか
3. 待遇に関する事項等の説明：メール・書面にて、派遣の仕組み、雇用契約、社会保険について詳細に説明し、理解度を確認する。

B-3. 登録スタッフ管理

1. Gスタッフ管理：登録スタッフの個人情報、スキル情報、就業履歴を適切に管理し、プライバシー保護を徹底する。
2. スキル更新：定期的にスキルアップ状況を営業が確認し、Gスタッフを更新する。
3. 案件マッチング：スタッフのスキル・希望と案件要件を適切にマッチングし、最適な配置を行う。

B-4. キャリアコンサルティング

1. 対象者：登録スタッフ全員が対象となる。
2. 周知：登録時に説明し、apポータルを使用する。
3. キャリア相談：営業が派遣社員の希望に応じてキャリアコンサルティングを実施し、中長期的なキャリア形成を支援する。
4. キャリアプラン策定：個人の適性・希望に基づいたキャリアプランの策定をサポートする。
5. 正社員転換支援：希望者に対しては紹介予定派遣や正社員求人の紹介を積極的に行う。
6. kintoneの対応履歴には、「キャリアコンサルティング」として記録する。

B-5. 教育訓練

1. 入社時研修：入社時研修は、apポータルで実施する。個別の研修記録をkintoneへ登録する。
2. 教育訓練計画：派遣社員のスキルアップのため、段階的な教育訓練計画を策定し実施する。
3. 研修プログラム：業務に必要な専門知識・技能、ビジネスマナー、コミュニケーションスキル等の研修を提供する。
4. 派遣のミカタ：入社時、4月・10月の在籍者に対し、月別に研修案内実施。
5. 資格取得支援：業務に関連する資格取得を支援し、スキルアップを促進する。

B-6. スタッフ評価

1. 定期評価：年2回（3月・9月）、クライアントへのヒアリングを実施。派遣社員を定期的に評価し、両者にフィードバックを行う。
2. 評価設定：半期ごとで作成する評価シート「HRS_【20yy年●期】評価シート_契約,特定,派遣」にて、評価項目（派遣社員の業務遂行能力、勤務態度、成長度）に則って、派遣先にヒアリングをし、社内の評価と合わせて個別評価を決定する。
3. 目標設定：個人の能力・希望に応じた目標設定を行い、達成に向けたサポートを提供する。
4. 処遇改善：3月度、評価結果を労使協定の別表の昇給ルールに基づき時給アップや好条件案件への優先紹介等の処遇改善を行う。

C. 🤝 マッチング・就業・労務管理

C-1. 候補者マッチング

1. マッチング前確認：候補者の資格・経験だけでなく、勤務時間、体調配慮事項等の「安全配慮の適性」を確認する。
2. 候補者選定：営業、社内担当者が、kintoneのスタッフ管理アプリでスキル・経験・希望条件・キャリア形成に関する希望等を確認し、候補者を営業部内の週一開催のミーティングにて選定。kintoneの案件情報に候補者情報を登録し、マネージャー以上の承認を得る。
3. 派遣条件明示：営業から電話にて候補者へ案件情報を説明の後、メールにて求人票該当項目の詳細を通知。
4. 職場見学準備：メールにて詳細を通知。当日は職場見学時間の前に詳細確認を実施して不明点を解消した上で職場見学に同行。
5. 職場見学：実際の現場説明と受入責任者と接見する。見学の内容はkintoneへ記録する。
6. 労働条件明示書兼就業条件通知書作成：職場見学後本人意思を確認し、社内承認の上契約書を発行する。初回分は手渡しを基本とし、更新分よりスタッフにてバックオフィスが発行・発報。
7. 就業条件明示：労働条件明示書兼就業条件通知書に記載の就業場所、業務内容、賃金、休憩、派遣期間、指揮命令者、苦情窓口などの条件を、スタッフに書面（または電磁的記録）で明示する。
8. ブランク者への配慮：1年以上の就業期間のブランクがあるスタッフに対しては、平易な業務を案内するなどの配慮を行う。

C-2. 入社手続き

1. 稼働決定のスタッフ情報をBOへ共有し、入社のワークフロー申請をする。
2. 就業条件明示：労働条件明示書兼就業条件通知書に記載の就業場所、業務内容、賃金、休憩、派遣期間、指揮命令者、苦情窓口などの条件を、スタッフに書面（または電磁的記録）で明示する。
3. 初回契約時は、採用担当よりBOに入社手続き書類の送付を依頼し、就業開始日までに営業が回収する。
4. 更新時は、スタッフへ契約書類をBOからapポータルで発報する。
5. 入社時チェックリスト：本人確認書類、労働条件明示書、雇用契約書、健康診断結果、被扶養者確認書類（必要な場合）は、すべてapポータルに保存する。
6. 稼働前オリエンテーション：「【新【完成版】ワークスアイディ就業にあたって_0201.pptx】」の読み合わせを実施する。就業条件、業務内容、業務に必要な基本的知識・技能、安全衛生、情報セキュリティ、コンプライアンス、苦情申し出先、緊急時連絡、個人情報取り扱いに関して説明し、個人情報取り扱いに関する同意書を必ず取得し、保管期限を明記する。
7. 就業規則：就業規則の主要事項（賃金、労働時間、休日等）を説明し、派遣社員が就業規則を容易に閲覧できる状態を維持する。
8. 入社時研修：入社時研修をapポータルで実施する。個別参加記録をkintoneへ登録する。
9. 社会保険加入：派遣社員が労働・社会保険に加入対象であるか否か、また契約の更新等に際し加入対象となるか否かを告知し、加入対象となる者を確実に加入させる。

C-3. 就業開始

1. 契約書面交付：労働条件通知書、派遣契約書を必ず書面で交付し、内容を口頭で説明する。
2. 就業開始前：就業開始日までに必要な書類がすべて回収されていることを確認する。
3. 初日サポート：就業初日は基本的に営業担当が同行し、派遣先との指揮命令者へ派遣スタッフを紹介し、就業をサポートする。※D-1. 初日からのスタッフフォロー参照
4. 安全衛生教育：派遣先責任者によるOJTを含め、就業に必要な安全衛生教育が実施されていることを確認する。
5. 問い合わせ方法/対応：スタッフ個別で受付可能なapポータル、HPお問合せより受付をし担当営業が一時対応する。

C-4. 派遣契約管理

1. 派遣契約更新フロー：満了50日前に【更新確認フォーム】の更新対象者一覧がBOより展開されるので、 営業が訪問・電話・メールにて就業状況と共に、派遣先担当者には45日前まで、派遣社員にも意向を調整する。可の場合は抵触日・待遇情報の確認を実施。更新者は【apポータル連携用・契約_●●_■■_yyyymmdd】リストで契約書の発報を依頼。バックオフィスがGスタッフにて労働条件通知書兼就業条件明示書を発行。
2. 派遣先回答遅延時：期日までに派遣先からの回答を得られない場合は、スタッフには他の仕事を紹介する。
3. 労働条件変更：労働条件の変更時は書面による合意を取得し、変更内容を明確に記録する。
4. 抵触日管理：
   新規の場合…先方より抵触日通知書を基本契約書と共に受領する。
   既存の場合…毎月マーケティング部から共有される【抵触日一覧】をチェック。抵触日が近くなってきたクライアント（3か月前）に抵触日の延長を依頼し、対応記録を残す。

C-5. 労務管理

1. 勤怠管理：適切な勤怠管理システムを使用し、労働時間、休憩時間、時間外労働を正確に把握する。
2. 時間外労働管理：３６協定を派遣先に提示し、派遣社員の時間外労働を周知する。業務上必要な３６協定を超える（特別条項入り）時間外が発生する場合には、事前に派遣先より営業担当に通知するよう依頼する。
   ※特別条項入りの時間外が3か月継続した場合には、営業担当より派遣先に実態を報告し、派遣先に対し特別条項入り残業時間抑制を要請する。
3. 安全衛生管理：派遣社員の健康管理、安全教育を実施し、労働災害の防止に努める。
4. 社会保険：加入要件を満たす派遣社員は、営業が説明し確実に社会保険に加入させ、BOが各種手続きを適切に行う。

D. 🎯 フォロー・契約終了

D-1. 初日からのスタッフフォロー

1. 初日同行：担当営業が出社時、スタッフに同行し就業先へ訪問する。就業先責任者と指揮命令者の確認を行う。稼働終了後に初日フォローとして、スタッフにapポータルでコンタクトをとる。「当日の感想」「就業状況・環境」を確認し、kintoneに入力する。
2. 1週目確認：派遣先の事業所へ訪問または準ずる方法（電話、電子メール等）で派遣社員の「就業状況・就業環境」「業務内容」「コミュニケーションが取れているか」を確認する。
3. 1ヶ月確認：派遣先の事業所へ訪問または準ずる方法（電話、電子メール等）で派遣社員の「業務の習熟度」「就業状況・就業環境」「業務内容」「コミュニケーションが取れているか」を確認する。
4. フォロー記録：フォロー記録は初日、1週、1ヶ月後の各時点でkintoneに必ず登録。対応が必要な事項は優先度をつけて対応期限を明記する。
5. フォロー頻度：契約リスクに応じて、最低でも月1回（電話、訪問、apポータル(チャット)）でコンタクトを実施する。コンタクト記録はkintoneへ入力する。
6. 就業状況確認：派遣先の派遣先の就業実態が派遣契約と合致していることを、1週間後・１ヶ月確認後、営業担当は定期的に確認し、相違がある場合は派遣先と調整し、是正に取り組む。

D-2. 派遣先フォロー

1. 定期フォロー：担当営業が定期的な訪問や連絡（1ヶ月に1度以上）を通じて、スタッフの就業状況や業務上の課題、人材に関する要望をヒアリングする。
2. 安全衛生：派遣先に対して、契約締結時及び定期的に、派遣社員の安全衛生に対する配慮を求め、連携を取る。
3. 情報提供：派遣法他労働関連法令の改正情報、人材活用のベストプラクティス、安全衛生に関する情報を定期的に情報提供する。
4. 相談窓口：派遣先からの相談を受け付ける窓口として担当営業が、迅速に対応する。コンプライアンス関連の問い合わせに対し、迅速かつ正確に回答する必要があるため、対応担当者と手順を明確にする。受け付けた相談内容は社内でkintoneに入力し、共有する。
5. HP問い合わせ対応：総務グループより、所属長に連絡し、対応する
6. 苦情対応：派遣先からのクレームや苦情が発生した場合、担当営業が、事実確認を迅速に行い、誠実に対応し、上長に報告の上、再発防止策を講じる。
7. 苦情対応フロー：：派遣先からの不満や苦情の内容を、派遣元に対するものか派遣社員に対するものか分類し、それぞれ適切に対応・改善し、記録し社内共有する。苦情処理は受付→一次対応→分類→エスカレーション→解決→フォローの順で対応し、各段階で所要時間を明記する。
8. ミスマッチ分析：人選したスタッフにミスマッチが生じた場合、その原因を分析し、営業会議にて共有し、今後のミスマッチ回避に取り組む（途中終了、苦情・不満があった場合など）。
9. 派遣先満足度調査：半期（9月・3月）にて実施するスタッフ評価に合わせて、クライアント担当者へ満足度の調査をする。派遣会社に対する派遣先の満足度を結果から把握し、グラフ等で分析を行い、営業会議で共有し、必要な改善を図る。

D-3. スタッフ支援

1. 相談窓口：派遣社員からの相談を受け付ける専用窓口として営業・BOが、労働条件、人間関係、キャリアに関する相談に対応する。
2. 定期フォロー：就業開始後定期的にフォローアップを実施し、就業状況や満足度を確認する。（頻度：初日→1W→4W）
3. 苦情処理：苦情や問題が発生した場合は、営業が迅速に対応し、解決に向けて派遣先と調整した上で適切な措置を講じる。
4. HP問い合わせ対応：総務グループが一時受付し、所属長に連絡し、対応する。

D-4. 契約終了

1. 契約満了フロー：
   1.派遣先を訪問・電話・メールにて契約満了を確認し、スタッフへ1ヶ月前までに通知する。
   2.上長へ契約満了の報告をする。
   3.派遣スタッフに継続就業の意思があれば、営業会議にて他就業先を検討し選定する。
   4.対象スタッフのkintone履歴に契約満了をす。
   5.ワークフローを発行する（稟議書利用）。
2. 中途解約フロー：
   1.派遣契約が中途解約される場合には、営業担当が派遣先を訪問し、派遣先とスタッフ両者に事情を確認する。
   2.上長へ中途解約の報告し、上長の了承を得る。
   3.スタッフへ説明するとともに、他就業先を選定する。
   4.対象スタッフのkintone履歴に契約終了理由、交代要請の有無、スタッフの再就業支援状況を記録する。
   5.ワークフローを発行する（稟議書利用）。
3. 中途解約対応：派遣先からの契約中途解約の申し出があった場合、速やかに原因を究明し、スタッフの新たな就業先確保など、適切な措置を講じる。中途解約の場合は原因分析と再発防止策の記録を必須とする。中途解約が派遣社員の責によらない場合は、休業手当の支払いなどの説明し、支払いを実施する。
4. 引き継ぎ：終了日までに業務の引き継ぎが円滑に行われるよう、派遣先とスタッフをサポートする。
5. 再就職支援：希望者には次の就業先紹介や職業紹介を積極的に行う。

D-5. 雇用契約終了

1. 終了手続き：雇用契約終了時は適切な予告期間を設け、退職手続きに関し営業が説明し、BOが離職票・退職証明書等の必要書類を速やかに交付する。
2. 離職後情報提供：離職する派遣社員に対し、労働・社会保険の給付について営業担当が説明する。
3. 離職理由確認：営業担当がBOに説明し、BOが会社都合・自己都合を適切に判断し記録する。
4. 退職届を全員から、apポータル経由でBOが受理する。